El fundamento de los procesos de mejora continua esta en la potenciación al máximo de los recursos humanos de la organización, y la puesta en marcha de un enfoque racional y científico en el análisis de los problemas que permita aprovechar toda la información que se genera en la misma.
En este blog veremos algunas herramientas para resolver problemas de forma práctica. (J.D.Roman,2004)
HERRAMIENTAS Y TECNICAS PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS
Brainstorming (Lluvia de Ideas)
Una idea desarrollada por Alex Osborn un ejecutivo de publicidad anima a un grupo de personas a proponer ideas espontaneas y a construir sobre las aportaciones de los demás. Como técnica se puede emplear para producir una lista de ideas en aras de generar el máximo número de ideas y soluciones como sea posible.
Hojas de clasificación de criterios
Factores o criterios han de tomarse en cuenta
1. Acuerde una definición común.
2. Decida que ponderación adoptar.
3. Discuta cada casilla en la hoja, hasta llegar al consenso. Es mejor considerar todas las opciones y ponderarlas en base a un criterio particular.
4. Finalmente, sume las puntuaciones y busque el consenso.
ENCONTRAR LA CAUSA
Habiendo especificado y recolectado la información necesaria a la resolución del problema el equipo identifica las causas clave del problema debe recordar que debe actuar con la información recolectada.
1. Confirmar que el problema existe validando información
2. Identifique las causas potenciales gracias al diagrama causa – efecto.
3. Seleccione las causas más probables.
4. Apunte la información de forma lógica mostrando la relación entre causa y efecto.
TECNICAS PARA ENCONTRAR LA CAUSA
Diagrama Ishikawa
El diagrama Ishikawa es una gráfica en la cual, en el lado derecho, se anota el problema, y en el lado izquierdo se especifican por escrito todas sus causas potenciales, de tal manera que se agrupan o estratifican de acuerdo con sus similitudes en ramas y subramas.
1. Escriba los factores principales que contribuyan al efecto al final de las espinas principales.
2. En cada una de las principales espinas escriba los factores específicos que el grupo considera como causa para identificarlos el grupo puede emplear el brainstorming o cualquier otra técnica.
3. Identificar los factores (o combinaciones de factores) colecte más información para verificar las relaciones causa – efecto.
Cuando emplear el análisis de causa – efecto
1. Para identificar y verificar los factores que están causando el problema.
2. Identificar qué factores deben estar presentes a la hora de recomendar una solución.
ELIJA Y PLANIFIQUE LA SOLUCION
Elementos clave de esta etapa
1. Use el método de clasificación de criterios o cualquier otro sistema para conseguir alcanzar un consenso.
2. Proponer acciones necesarias para implementar la solución escogida
a) Divida en etapas secuenciales
b) Asegúrese de que cada uno conoce su papel
c) Establezca controles
d) Defina un plan alternativo
Esta técnica toma
su nombre de su inventor, el economista V. Pareto, quien presento una donde demostraba que los efectos
económicos eran ocasionados por un número reducido de causas, lo que se conoce
por la regla 80/20. Este método muestra la importancia relativa de los defectos
o problemas a fin de seleccionar el punto de inicio para la solución de
problemas o para la identificación de la causa fundamental de una falla.
Error típico en el uso del diagrama de Pareto
Es frecuente
encontrar casos en los que el diagrama de Pareto solo se aplica para
identificar un problema importante y no para localizar su causa principal. En
otras palabras, es común que la decisión sobre que causa atacar se tome inmediatamente
después de que se ha identificado un problema importante, lo que en ocasiones lleva
a errores.
Identificación y diagnóstico del problema
El problema puede
ser una oportunidad que requiere ser explorada, una brecha entre lo que la
organización está haciendo en la actualidad y lo que podría hacer para crear un
futuro más positivo. Reconocer que existe un problema y una oportunidad es sólo
el principio de esta fase. El tomador de decisiones también debe desear hacer
algo y debe creer que existen los recursos y las capacidades necesarias para
conseguirlo, después debe escarbar muy a fondo e intentar diagnosticar la
situación.
Identificación y diagnóstico del problema
La primera etapa en
este proceso de decisión es reconocer la existencia de un problema que debe ser
resuelto. Tradicionalmente, un director reconoce cierta discrepancia entre el
estado actual (la forma en la que están las cosas) y el estado ideal (cómo
deberían estar las cosas). Estas discrepancias en el desempeño organizacional o
de una unidad pueden detectarse comparando los diferentes desempeños actuales
contra:
1) el desempeño
pasado
2) el desempeño
actual de la organización o de la unidad
3) el desempeño
esperado en el futuro, de acuerdo con los planes y los pronósticos.
