INTRODUCCION

Día tras día tenemos que resolver muchos problemas; si disponemos de una metodología estructurada, podremos hacerlo mejor y más rápidamente.

El fundamento de los procesos de mejora continua esta en la potenciación al máximo de los recursos humanos de la organización, y la puesta en marcha de un enfoque racional y científico en el análisis de los problemas que permita aprovechar toda la información que se genera en la misma.

En este blog veremos algunas herramientas para resolver problemas de forma práctica. (J.D.Roman,2004)

HERRAMIENTAS Y TECNICAS PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS

 

Brainstorming (Lluvia de Ideas)

Una idea desarrollada por Alex Osborn un ejecutivo de publicidad anima a un grupo de personas a proponer ideas espontaneas y a construir sobre las aportaciones de los demás. Como técnica se puede emplear para producir una lista de ideas en aras de generar el máximo número de ideas y soluciones como sea posible.

Hojas de clasificación de criterios

Factores o criterios han de tomarse en cuenta

1. Acuerde una definición común.

2. Decida que ponderación adoptar.

3. Discuta cada casilla en la hoja, hasta llegar al consenso. Es mejor considerar todas las opciones y ponderarlas en base a un criterio particular.

4. Finalmente, sume las puntuaciones y busque el consenso. 

ENCONTRAR LA CAUSA 

Habiendo especificado y recolectado la información necesaria a la resolución del problema el equipo identifica las causas clave del problema debe recordar que debe actuar con la información recolectada.   

1.       Confirmar que el problema existe validando información 

2.       Identifique las causas potenciales gracias al diagrama causa – efecto.

3.       Seleccione las causas más probables.

4.       Apunte la información de forma lógica mostrando la relación entre causa y efecto.

 

TECNICAS PARA ENCONTRAR LA CAUSA

Diagrama Ishikawa

El diagrama Ishikawa es una gráfica en la cual, en el lado derecho, se anota el problema, y en el lado izquierdo se especifican por escrito todas sus causas potenciales, de tal manera que se agrupan o estratifican de acuerdo con sus similitudes en ramas y subramas.

Como emplear el análisis causa – efecto

1.       Escriba los factores principales que contribuyan al efecto al final de las espinas principales.

2.       En cada una de las principales espinas escriba los factores específicos que el grupo considera como causa para identificarlos el grupo puede emplear el brainstorming o cualquier otra técnica.

3.       Identificar los factores (o combinaciones de factores) colecte más información para verificar las relaciones causa – efecto.

Cuando emplear el análisis de causa – efecto

1.       Para identificar y verificar los factores que están causando el problema.

2.       Identificar qué factores deben estar presentes a la hora de recomendar una solución.

 

ELIJA Y PLANIFIQUE LA SOLUCION 

Elementos clave de esta etapa 

1.   Use el método de clasificación de criterios o cualquier otro sistema para conseguir alcanzar un consenso.

2.   Proponer acciones necesarias para implementar la solución escogida 

a)       Divida en etapas secuenciales

b)      Asegúrese de que cada uno conoce su papel 

c)       Establezca controles 

d)      Defina un plan alternativo

 Diagrama de Pareto

Esta técnica toma su nombre de su inventor, el economista V. Pareto, quien  presento una donde demostraba que los efectos económicos eran ocasionados por un número reducido de causas, lo que se conoce por la regla 80/20. Este método muestra la importancia relativa de los defectos o problemas a fin de seleccionar el punto de inicio para la solución de problemas o para la identificación de la causa fundamental de una falla.

 

Error típico en el uso del diagrama de Pareto

Es frecuente encontrar casos en los que el diagrama de Pareto solo se aplica para identificar un problema importante y no para localizar su causa principal. En otras palabras, es común que la decisión sobre que causa atacar se tome inmediatamente después de que se ha identificado un problema importante, lo que en ocasiones lleva a errores.

 

Identificación y diagnóstico del problema

El problema puede ser una oportunidad que requiere ser explorada, una brecha entre lo que la organización está haciendo en la actualidad y lo que podría hacer para crear un futuro más positivo. Reconocer que existe un problema y una oportunidad es sólo el principio de esta fase. El tomador de decisiones también debe desear hacer algo y debe creer que existen los recursos y las capacidades necesarias para conseguirlo, después debe escarbar muy a fondo e intentar diagnosticar la situación.

 

Identificación y diagnóstico del problema

La primera etapa en este proceso de decisión es reconocer la existencia de un problema que debe ser resuelto. Tradicionalmente, un director reconoce cierta discrepancia entre el estado actual (la forma en la que están las cosas) y el estado ideal (cómo deberían estar las cosas). Estas discrepancias en el desempeño organizacional o de una unidad pueden detectarse comparando los diferentes desempeños actuales contra: 

1) el desempeño pasado

2) el desempeño actual de la organización o de la unidad 

3) el desempeño esperado en el futuro, de acuerdo con los planes y los pronósticos.